Yhteystiedot
REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE
Jäsenrekisteri
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä: Kiintymysvanhemmuusperheet ry
Osoite: Vuorenmaankuja 118, 62100 Lapua
Puhelin: 044 030 3465
Sähköposti: info@kiintymysvanhemmuus.fi
Yhteyshenkilö: Kiintymysvanhemmuuserheet ry:n tietosuojavastaava Noora Alanko
2. Rekisteröidyt
Jäsenrekisterissä käsitellään Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n varsinaisiksi tai kannatusjäseniksi hyväksyttyjen henkilöiden tietoja.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden alkaessa ja sen aikana, jäsenmaksujen laskutus, yhdistyksen kirjanpidon ja tilintarkastuksen hoitaminen, henkilötietojen käyttö jäsenkirjeen ja jäsenkokouskutsujen lähetykseen, henkilötietojen käyttö jäsenetuna saatavaan sosiaalisen median keskusteluryhmään lisäämiseksi ja mahdollisen nimimerkin tallentamiseksi sekä erilaisten tilastointien tekeminen.
Henkilötietojen käsittely jäsenyyden alkaessa perustuu jäsenen ja Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n välisen sopimuksen täytäntöönpanoon sekä Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.
Jäsenkirjeen ja -tiedotteiden lähettäminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun.
Jäsenkokouskutsujen lähetys, jäsenlaskutukseen liittyvät kirjanpitomerkinnät, tilitapahtumat ja tilintarkastus sekä henkilötietojen merkintä yhdistyksen pöytäkirjaan jäsenyyden alkaessa ja päättyessä perustuvat yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen.
Jäsentietojen tilastointi perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun ja sen tarkoituksena on jäsenpalveluiden kehittäminen. Tilastoinnissa luodaan kooste tunnistetietoja sisältävästä taulukosta. Hallitus käsittelee vain sellaisia koosteita, joista yksilöitä ei voi tunnistaa.
IP-osoitteen tallentuminen perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun, sillä mahdollisissa tietomurroissa tekijä täytyy pystyä jäljittämään sähköisin tunnistetiedoin.
Perusteena tiedon sosiaalisen median keskusteluryhmään kuulumisesta sekä mahdollisen tähän liittyvän lempinimen tai nimimerkin käytön tallennuksesta jäsenrekisteriin on henkilön oma suostumus.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
Rekisteröidyn täydellinen nimi
Rekisteröidyn kotipaikka
Rekisteröidyn sähköpostiosoite
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot
Mahdollinen sosiaalisen median keskusteluryhmässä käytettävä nimimerkki
Jäsensihteeri, taloudenhoitaja tai tietosuojavastaava voivat luoda tilastoja jäsenrekisteristä. Tällöin tarkastellaan jäsenmaksutietojen avulla jäsenyyden kestoa ja jäsenten määrää kalenterikuukauden tarkkuudella. Lisäksi kotipaikkatiedon avulla tarkastellaan jäsenten alueellista jakautumista.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseneltä itseltään jäsenyyden alkaessa sekä jäsenyyden aikana jäsenen itsensä ilmoittamien muutosten perusteella. Jäsennumero, jäsenyysmuoto, jäsenmaksuun liittyvät merkinnät merkitään yhdistyksen toimesta. Yhdistys merkitsee tarvittavia muita lisätietoja, mikäli jäsen antaa erikseen sitä kysyttäessä tähän luvan.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät jäsentiedot on suojattu ja tallennettu Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n jäsenrekisterijärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat ja heitä koskee salassapitovelvollisuus.
Paperiset pöytäkirjat, joissa on henkilötietoja, sekä kirjanpitoaineisto (tiliotteet, laskut ja kuitit) säilytetään rahastonhoitajan lukitussa kaapissa.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat on salattu.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja luovutetaan jäsenrekisterin palveluntarjoajalle.
Henkilötietoja luovutetaan myös yhdistyksen käyttämälle pankille, kirjanpitäjälle ja tilintarkastajalle.
Yhdistys on varmistunut siitä, että sen henkilötietojen vastaanottajat noudattavat tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kiintymysvanhemmuusperheet ry käyttää henkilötietojen käsittelyssä sähköposti- ja pilvipalveluja, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Nämä palvelut toteuttavat Euroopan Unionin ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta. Sähköpostipalvelujen kautta lähetetään jäsenille menevät jäsenkirjeet, jäsenkortit ja -tiedotteet. Pilvipalveluissa kirjoitetaan ja säilytetään sähköiset pöytäkirjat.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriin tallennetut henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n jäsen. Jäsenrekisterin palveluntarjoaja säilyttää varmuuskopioita henkilötiedoista sekä IP-osoitteita 6 kuukauden ajan.
Kirjanpidon ja pöytäkirjojen säilytysajoissa noudatetaan niitä koskevaa lainsäädäntöä.
Tunnistetietoja sisältävät tilastotaulukot säilytetään kalenterivuoden loppuun asti.
10. Jäsenen oikeudet
Jäsenellä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jäsenkirjeen ja tiedotteiden lähettämisen tarkoituksiin.
Lisäksi jäsenellä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n käsittelemät henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
vaatia henkilötietojensa poistamista;
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Kiintymysvanhemmuusperheet ry:n oikeutettu etu;
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että jäsen on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Kiintymysvanhemmuusperheet ry:lle, Kiintymysvanhemmuusperheet ry käsittelee kyseisiä henkilötietoja jäsenen suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Jäsenen tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Kiintymysvanhemmuusperheet ry voi pyytää jäsentä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan jäsenen henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa jäsenen asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli jäsen katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
13. Yhteydenotot
Jäsenen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaava Noora Alangolle osoitteeseen info@kiintymysvanhemmuus.fi
14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 14.1.2024